Jak wystawiać faktury? 6 porad, które usprawnią ten proces i zaoszczędzą Ci kłopotów

Wystawianie faktur to jeden z tych codziennych obowiązków, który może przyprawić o ból głowy, zwłaszcza gdy zaczynasz przygodę z własną firmą. Ale nie ma co się stresować – z odrobiną wiedzy i kilku prostych trików możesz zamienić fakturowanie z nudnego obowiązku w sprawnie działający proces. Oto sprawdzone porady i wskazówki.

Poznaj obowiązkowe i zbędne elementy w fakturze

Kiedy wystawiasz fakturę, ważne jest, aby zawierała wszystkie obowiązkowe elementy, jak pełne dane obu stron (z NIP-em dla firm), numer faktury, daty (wystawienia i sprzedaży), oraz szczegóły dotyczące towaru lub usługi – nazwa, ilość, cena netto, stawka VAT, kwota VAT i cena brutto. Ale co z tymi zbędnymi dodatkami? Zbędne elementy faktury to na przykład:

  • Słowa „oryginał” i „kopia”: Choć wiele osób przyzwyczaiło się do oznaczania faktur tymi słowami, to w rzeczywistości nie są one potrzebne.
  • Podpisy i pieczątki firmowe: To trochę staroświeckie dodatki. Współczesne przepisy nie wymagają podpisów czy pieczątek, więc możesz ich śmiało unikać.
  • Opcjonalne informacje, jak numer konta i termin płatności: Chociaż nie są obowiązkowe, dobrze jest je dodać, bo ułatwiają życie klientowi i księgowej.

Pilnuj terminów – a unikniesz stresu i ewentualnych kłopotów z urzędem skarbowym

Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla podmiotów gospodarczych wymaga niezwykłej dokładności i rzetelności

To ważne, żeby wystawiać faktury na czas – zwłaszcza w świecie biznesu, gdzie terminy to rzecz święta. Jeśli sprzedasz coś albo wykonasz usługę, zazwyczaj masz 7 dni na wystawienie faktury. Jeśli się spóźnisz, nie tylko Twój księgowy (czy biuro rachunkowe) będzie kręcić nosem, ale może się okazać, że będziesz mieć trudności z odzyskaniem pieniędzy. Nikt nie lubi dostawać faktur z poślizgiem, bo to często miesza w rozliczeniach po stronie klienta.

Pamiętaj, że stawki VAT są różne

VAT to temat, który często sprawia, że nawet doświadczeni przedsiębiorcy zerkają w tabelki z przepisami. Upewnij się dlatego, że stosujesz odpowiednią stawkę VAT dla swoich towarów lub usług. W Polsce to najczęściej 23%, ale są też inne stawki – na przykład 8% (usługi budowlane) czy 5% (spożywka, jak chleb), a nawet 0% w niektórych przypadkach (eksport towarów poza Unię Europejską). Jeśli się pomylisz i wpiszesz złą stawkę, to może Cię czekać korekta faktury, a nikt nie chce bawić się w poprawki, kiedy można tego uniknąć.

A jeśli nie wiesz, czy coś podlega VAT-owi, albo jaka stawka jest prawidłowa, lepiej skontaktować się z biurem księgowym – oni na bieżąco ogarniają zmieniające się przepisy i doradzą, co zrobić. Tego typu biura posiadają także obowiązkowe ubezpieczenie biur rachunkowych. Wiąże się z tą polisą fakt, że nawet jeśli biuro popełni jakiś błąd w rozliczeniu, to istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że w ramach postępowania sądowego uzyskasz odszkodowanie. Dla biura rachunkowego jest to z drugiej strony zabezpieczenie, że z powodu niechcianego błędu nie popłynie finansowo.

Faktury muszą być numerowane

Jest to obowiązkowe według prawa. Dobrze jest trzymać się prostego systemu numeracji, np. kolejny numer plus miesiąc i rok, czyli coś w stylu: 01/09/2024. Dzięki temu będziesz mieć porządek i łatwo odnajdziesz fakturę, gdy będziesz musiał ją sprawdzić, czy wysłać komuś kopię. Pamiętaj, aby w żadnym wypadku nie powtarzać numer faktur, bo to spowoduje totalny chaos – ani Ty, ani księgowa się w tym nie odnajdziecie.

Warto korzystać z elektronicznego fakturowania

Czas pożegnać stosy papierów – teraz wszystko możesz zrobić online! Programy do fakturowania automatycznie numerują faktury, liczą VAT, a Ty możesz je od razu wysyłać mailem do klienta. Zero drukowania, zero latania na pocztę. Plus, faktury elektroniczne są o wiele łatwiejsze do przechowywania, a urzędy skarbowe je akceptują. Trzymaj tylko kopie w na dwóch oddzielnych nośnikach, żeby nie stracić faktur.

Zawsze ustalaj terminy płatności

Na fakturze zawsze wpisz, kiedy klient ma zapłacić – nie zostawiaj tego w domysłach. Dobre praktyki to np. 7, 14 czy 30 dni na uregulowanie płatności, w zależności od ustaleń z klientem. Jeśli masz problem z tym że ktoś notorycznie spóźnia się z płatnością, warto wysłać przypomnienie kilka dni przed terminem. Dobrze ustalony deadline to gwarancja, że nie zostaniesz bez pieniędzy na koniec miesiąca. A klientom często trzeba o tym przypominać – bo czasem po prostu zapominają.